Membuat Label Undangan menggunakan Mail Merge

Beberapa waktu yang lalu saya mendapat sms dari seseorang dengan nomor +6287724175xxx yang menanyakan bagaimana cara membuat dan mencetak label undangan dengan data yang sudah ditulis di program aplikasi Microsoft Excel. Berikut ini akan saya coba menguraikan bagaimana langkah membuatnya menggunakan program aplikasi Microsoft Office 2007.

  • Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan file Microsoft Excel yang berisi data siapa saja yang akan diundang, yaitu dengan format seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
    01excel
  • Langkah selanjutnya adalah memberi nama “Range” data tersebut untuk memudahkan pemilihan data sebagai sumber pada mail merge yang akan dilakukan menggunakan program aplikasi Microsoft Word. Yaitu dengan cara blok data undangan seperti pada gambar di atas, kemudian klik tab Formulas -> Define Name, berikanlah nama SOURCE lalu simpan file Excel tersebut dengan nama sesuai keinginan anda.
    02definename
  • Selanjutnya adalah membuat format label pada Microsoft Word. Langkahnya adalah klik tab Maillings -> Start Mail Merge -> Labels, maka akan tapil kotak dialog seperti berikut:
    03startlabels
  • Lanjutkan dengan membuat label baru yang disesuaikan dengan label undangan yang kita beli, kebetulan saya membeli label nomor 103 dengan merk “Koala” yaitu klik New Label…
  • Atur pembuatan label seperti contoh berikut
  • Lanjutkan dan akhiri dengan cara klik OK lalu klik OK lagi. Berikutnya lakukan pengaturan Vertical Alignment pada teks yang ada pada bagian label, sehingga tampak seperti di bawah ini:
    05labelword
  • Selanjutnya adalah kembali ke tab Maillings -> Select Recipients -> Use Existing List… yang burfungsi untuk mengkoneksikan atau menghubungkan data sumber yang ada di Microsoft Excel dengan file dokumen utama yaitu Label yang ada di Microsoft Word, maka akan tampil kotak dialog seperti berikut ini:
    06sourceexcel
  • Arahkan ke folder tempat menyimpan file data Excel yang telah dibuat pada langkah pertama tadi. Pilih filenya lalu akhiri dengan klik Open. Sehingga akan muncul kotak dialog seperti berikut:
    07source
  • Pilih tabelnya “SOURCE” sesuai dengan pemberian Define Name pada range data yang dibuat pada langkah di atas. Akhiri dengan menekan tombol OK.
  • Tambahkan beberapa Field yang sesuai dengan judul kolom pada data yaitu NAMA, JABATAN, SAMBUNG dan ALAMAT sesuai susunannya seperti terlihat pada gambar di bawah ini dengan cara klik Insert Merge Field -> NAMA
    08insertfield
  • Sehingga hasil akhirnya seperti terlihat seperti berikut ini:
    09fieldcomplete
  • Langkah terakhir untuk melihatnya adalah klik Maillings -> Preview Results
    10previewresults
  • Selanjutnya dokumen siap dicetak dengan cara klik Maillings -> Finish & Merge -> Print Documents
    11printdocuments
  • Kemudian pilih All untuk seluruh record data yang akan diundang dan akhiri dengan klik OK maka dilanjutkan dengan langkah pencetakan seperti biasanya.
    12finishmerge

Itulah langkah-langkah sederhana dalam membuat dan mencetak label undangan menggunakan program aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Semoga tulisan ini bermanfaat bagi kita semua. Aamiin…[ad code=1 align=right]

3 thoughts on “Membuat Label Undangan menggunakan Mail Merge

  1. Makasih banyak ya buat artikelnya, saya nyari kemana-mana cara buat nge-print label undangan, eh ketemunya di sini, dan begitu dicoba langsung pas..

    Keep writing ya! 🙂

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.